Özet
Öncelikle, ilanlar + CRM aynı panelde olursa arayanı kaybetmezsiniz. Ayrıca randevular karışmaz ve böylece müşteriye uygun ilanı hızlıca önerirsiniz. Sonuç olarak, ilanlar ve müşteriler tek yerde toplanır; bu sayede arayanı unutmuyor, çakışmaları önlüyor ve uygun ilanı anında paylaşıyorsunuz.
Bir gün: emlak ofisinde pratik işleyiş (hikâye)
İlan + CRM birlikte kullanmanın 6 net faydası
1) Arayan kaybolmaz
Çünkü telefon, WhatsApp ve form kayıtları tek listede toplanır; böylece isim–numara–talep yan yana durur.
2) Randevu karışmaz
Öte yandan saat–adres–kişi eşleşir; bu sayede danışmanlar çakışmaz ve unutma azalır.
3) Uygun ilan önerisi
Ayrıca bütçe/bölge/oda seçersin; ardından sistem uygun ilanları çıkarır.
4) Kolay takip
Örneğin “Arandı”, “Görüntülendi”, “Teklif Verildi” gibi basit aşamalar görünür; dolayısıyla sıradaki adım netleşir.
5) Ekip uyumu
Bununla birlikte notlar ve görevler ortaktır; sonuç olarak herkes aynı bilgiyi görür.
6) Evrak güvende
Üstelik sözleşme–taahhüt–aydınlatma metinleri tek klasördedir; gerektiğinde saniyeler içinde bulunur.
3 kısa senaryo: “önce/sonra”
“Arandım ama kiminle?” → “Hepsi kayıtlı”
Önce: Defter, Excel, WhatsApp ekran görüntüsü… Bu yüzden kayıtlar dağılır.
Sonra: CRM’de tek kişi kartı oluşur; böylece arama geçmişi, gönderilen ilanlar ve randevu aynı yerde görünür.
“Randevu çakıştı” → “Takvim uyumlu”
Önce: Aynı saate iki kişi yazılır; dolayısıyla aksama olur.
Sonra: Danışmana göre görünüm açılır ve bu sayede dolu saat uyarısı verir.
“Fırsatı kaçırdık” → “Aşama net”
Önce: Kime ne zaman dönülecek belirsizdir.
Sonra: “Sıcak–Ilık–Soğuk” ya da “Arandı–Görüldü–Teklif–Sözleşme” aşamaları görünür; böylece kimse beklemez.
Mini sözlük (kısa açıklamalar)
İlk 7 gün planı (adım adım)
Gün 1
Öncelikle mevcut müşterileri ekle: ad–telefon–istek.
Gün 2
Ardından ilanlarını CRM’e bağla; böylece her ilana “uygun müşteri” etiketi gelir.
Gün 3
Sonra aşamaları belirle: Arandı → Görüldü → Teklif → Sözleşme.
Gün 4
Daha sonra not şablonu oluştur: “Bütçe / Bölge / Oda / Tarih”.
Gün 5
Akabinde randevu takvimini aç; bu sayede çakışmalar engellenir.
Gün 6
Ayrıca evrak klasörünü kur; gerektiğinde sözleşme ve aydınlatma metinleri hazır olur.
Gün 7
Nihayet haftalık kontrol yap; sonuç olarak bekleyen aramalar netleşir.
En çok yapılan 6 hata ve pratik çözüm
| Hata | Ne olur? | Çözüm |
|---|---|---|
| Kayıt almadan görüşmek | Bu yüzden kim aradı, ne istedi unutulur. | Aramayı bitirmeden kişi kartı oluştur; böylece kayıt kalır. |
| Randevuyu notsuz bırakmak | Bu nedenle danışman değişirse bilgi kaybolur. | “Görüntüleme notu” şablonu: Tarih/Adres/Beğenilen/Çekinceler; sonrasında herkes aynı notu görür. |
| Tek kanala yüklenmek | Dolayısıyla fırsatlar kaçırılır. | Site formu + telefon + WhatsApp’ı bağla; böylece hiçbir başvuru atlanmaz. |
| Aşama kullanmamak | Öte yandan “kime ne zaman döneceğiz?” belirsiz kalır. | Basit 4 aşama belirle ve ardından herkese uygula. |
| Evrakı dosyada aramak | Sonuç olarak zaman kaybı ve hata riski artar. | Evrakı kişi/ilan kartına ekle; gerektiğinde tek tıkla bulunur. |
| Hatırlatmasız çalışma | Bu nedenle dönüşler gecikir ve müşteri kaybı olur. | Her görüşmeye “sonraki adım” hatırlatması kur; böylece aksama azalır. |
Hazır mesaj/konuşma şablonları (kopyala–uyarla)
İlk geri dönüş (WhatsApp)
Öncelikle kendini tanıt: “Merhaba Ad, ben Ofis Adı’ndan İsim. 3+1 / Nilüfer için 2 uygun ilanım var. Ayrıca bugün 18:30 görüşmeye uygun musunuz?”
Görüntüleme sonrası
Ardından notu özetle: “Bugünkü daire için notlarınızı aldım. Site içi + otopark isteğiniz var. Dilerseniz yarın 2 seçenek daha paylaşayım.”
Teklif hatırlatma (nazik)
Son olarak ilerleyişi kapat: “Selam Ad, dün konuştuğumuz daire için teklif konusunu netleştirelim mi? Müsaitseniz arayayım.”
